AVのプロが実際に使っている本番前プレゼンチェックリスト

AVのプロなら誰しも、危うく失敗しかけた本番の話を持っています。ペアリングできないプレゼンリモコン、プロジェクターを認識しないノートPC、開場の4分前に到着した発表者。優れたプレゼンチェックリストは単なる書類仕事ではありません。落ち着いた会場になるか、観客の前で大慌てになるかの分かれ目です。

これは現場のクルーが実際に実行しているチェックリストを、本当に問題を見つけられる項目だけに絞り込み、最も早く問題を発見できる順に並べたものです。スマートフォンに保存する、テクニカルテーブルに貼っておく、ショーファイルに組み込む、どの方法でも構いません。いずれにしても、100回こなしてきたトークであっても、毎回必ず実行してください。

本番前チェックリストが腕前より重要な理由

経験豊富なオペレーターがチェックを省くのは、怠けているからではありません。本番の2時間前には、会場がいつも問題なさそうに見えるからです。そこへ、Wi-Fiのアクセスポイントが再起動したり、発表者のノートPCが接続中に勝手にアップデートを始めたり、誰かが「予備」だと思っていた、実は予備ではないケーブルを抜いてしまったりします。これらはスキルの問題ではなく、プロセスの問題です。そしてチェックリストこそが、そのプロセスです。

目的は、すべてを一度で見つけることではありません。毎回同じいくつかの故障ポイントを確実に見つけることです。実際にトラブルを引き起こすのは、電源、信号、制御、人という、まさにそれらのポイントだからです。

会場と機材

デジタル機器に手を付ける前に、まず物理レイヤーから始めます。

• 予備を含め、すべてのスクリーン、プロジェクター、ミキサー、ノートPCに電源が入っていることを確認します。
• すべてのケーブルを、機材への接続部だけでなく両端で確認します。
• 会場のスクリーンとコンフィデンスモニターを、会場の実際の照明環境の下で最大輝度にしてテストします。
• 最後列から会場を歩き、視線とスクリーンの見やすさを確認します。
• 緊張した発表者がうっかり抜いてしまいそうなものには、すべてラベルを貼ります。

コンフィデンスモニターやフル構成のショーコントロールシステムを運用している場合は、このタイミングで、ソースのルーティングが先週のリハーサルではなく今回の進行表と一致していることも確認します。

テクニカルテーブル：プレゼンリモコン、タイマー、キューライト

直前のトラブルの大半が実際に起こるのはテクニカルテーブルです。最も多くの機器が、最も少ない時間の中で集まる場所だからです。

機材にDSAN LimitimerやPerfectCueが含まれている場合は、会場が埋まった後ではなく前に接続し、実際のキューを出してみてください。また、スピーカーが自分でスライドを操作する場合、Stream DeckやCompanionのセットアップの信頼性は、今朝テストしたプロファイルの信頼性以上にはなりません。

ネットワークと接続のチェック

本番を台無しにする原因は、どのハードウェアよりもネットワークのほうが多いのです。開場前に：

1. 会場のWi-Fiは、テクニカルテーブルではなく、発表者が実際に立つ場所からテストします。
2. 会場のネットワークが制限の厳しい企業ファイアウォールの内側にあるかどうかを確認し、それに応じて外向き通信をテストします。
3. ノートPCやスマートフォンから参加する発表者のデバイスが、会場の回線経由でコントロールリンクに到達できることを確認します。
4. 予備としてモバイルホットスポットを用意しておきます。荷物に入れるだけでなく、テストも済ませておきます。

制限の厳しい会場やホテルのビジネスセンターはよくあるため、企業ファイアウォール環境でのプレゼンツールについて丸ごと1本のガイドを書きました。また、直接接続がブロックされたときにTURNサーバーが実際に何をしているのかをわかりやすく解説した記事もあります。

ソフトウェアとスライドの最終確認

リハーサルで問題なかったスライドが、今読み込まれているスライドと同じだと思い込まないでください。

• キャッシュされたコピーではなく最終ファイルを開き、すべてのスライドを一度送って確認します。
• 発表に使うバージョンにスピーカーノートが付いていることを確認します。
• 埋め込まれた動画や音声が、このマシン、このソフトウェアバージョンで再生されることを確認します。
• 発表者がPowerPoint、Keynote、Google Slidesのどれを使うのかを確認し、その上で、お使いのコントロールソフトウェアが実際にそれに対応していることを確認します。

当社のユースケースガイドでは、PowerPoint、Keynote、Google Slidesの具体的なセットアップ手順を解説しています。100回こなしてきたオペレーターでも、ざっと目を通す価値があります。

15分前の通しリハーサル

開場の15分前に、システム全体を一度、本番どおりに通します：プレゼンリモコンからスライド、スライドからスクリーン、タイマーからコンフィデンスモニター、マイクから会場スピーカーまで。個々の機材を単独でチェックするのではなく、信号が実際に通る経路をチェックしてください。

共同発表者や登壇者間の引き継ぎがある場合は、その引き継ぎを重点的にリハーサルしてください。本番が目に見えてぐらつくのはまさにその瞬間であり、一度のドライランで完全に防げます。

Cliqerでこのチェックリストを実行する方法

Cliqerを機材に組み込んでいる場合は、以下を同じ本番前チェックに加えてください：

この5分間の確認で、このチェックリストが防ごうとしているトラブルの大半を見つけられます。しかも、ステージ上で反応しないプレゼンリモコンと格闘するよりも短い時間で済みます。

よくある質問