海外にいる登壇者のスライドを送る方法

別の国から発表する登壇者がいると、国内の登壇者ではまず問題にならない、ある切実な疑問が生まれます。その距離でインターネット接続は本当に持ちこたえるのか、そして「次のスライド」をクリックする人は遅延を感じるのか、という疑問です。率直に言えば、距離そのものは多くの人が想像するよりはるかに影響が小さく、国内で機能する設定は国境を越えてもほぼ同じように機能します。

距離は思われているほどボトルネックではない

別の大陸からスライドを操作する登壇者は、同じ部屋の反対側から操作する人よりも遅延を感じるだろうと考えがちです。実際には、地理に関係なく、接続はほぼ常に比較的直接的な経路を見つけます。シグナリングやリレーのインフラは一か所に固定されているのではなく、主要なインターネットエクスチェンジポイントの近くに配置されているためです。リモートでのスライド操作の体感を実際に左右するのは、ローカルでも重要となる同じいくつかの要素です。つまり、登壇者自身のネットワーク品質、その接続が会場に直接到達できるのか、それともリレーを経由する必要があるのか、そしてコマンドが届いた後にプレゼンテーションソフトウェア自体がどう反応するか、です。

とはいえ、登壇者が本当に遠隔地にいて、気軽な通話ではなく基調講演やカンファレンスのセッションのように失敗が許されない場面では、意識的に準備しておくべき点がいくつかあります。

リモートでのスライド送りを設定する手順

1. 会場のホストマシン（PowerPoint、Keynote、Google Slides など、資料を表示するソフトウェアを実行するマシン）をセットアップし、そのマシンで Cliqer を起動します。
2. 資料を開き、発表者による操作を有効にします。
3. ルームリンクまたは QR コードを事前に登壇者へ送ります。登壇の5分前ではなく、理想的には前日までに送りましょう。
4. イベント前に、登壇者自身のデバイスでリンクを開き、実際にいる場所から数回クリックをテストしてもらいます。
5. リンクはバックグラウンドで開いたままにしておきます。一度設定すれば、登壇者はインターネットに接続できる場所ならどこからでも資料を操作できます。

詳しくはCliqer の使い方をご覧ください。すべてがブラウザのリンクで動作するため、特定のサービスへの接続が制限された場所に登壇者がいても、地域ごとのアプリストアの制限やインストール手順を気にする必要はありません。

本番前に遅延をテストする

特定の接続が本番でどう動作するかを具体的に知りたい場合は、数日前に、実際の会場と同じ構成（同じホストマシン、同じネットワーク）で登壇者とリハーサルを行いましょう。違和感のある遅れがないか、クリックからスライドが切り替わるまでの遅延が小さく一定であるかを確認します。プレゼンリモコンの遅延（ミリ秒単位）では、クリックからスライドが切り替わるまでに技術的に何が起きているかを解説しています。緊張している登壇者と事前に現実的な期待値をすり合わせたい場合に、ぜひお読みください。

距離別のリモートスライド操作の構成比較

海外の登壇者のためのバックアップ策

登壇者が会場から遠いほど、バックアップ策の価値は高まります。距離そのものが問題を引き起こすからではなく、万一トラブルが起きた際に、現地で直接対処できる余地が通常は少なくなるからです。次の2点が役立ちます。

• 登壇者との直接の連絡手段：プレゼンテーションとは別に、電話番号やメッセージアプリを用意しておけば、ルームへの接続が切れても登壇者と連絡が取れます。
• 引き継ぎに備えた現地オペレーター：セッション中に登壇者の接続が完全に途切れた場合、登壇者が電話回線越しに話している間、会場のホストマシンから手動でクリックを引き継ぎます。

これは、ハイブリッドイベント全般についてリモート登壇者を迎えるハイブリッドイベントの運営で取り上げているのと同じバックアップの考え方であり、それ以外は現地で完結するイベントにリモート登壇者が一人だけ加わる場合にも同様に当てはまります。

海外の企業ネットワークや制限の厳しいネットワーク

海外のオフィス、大学、ホテルのネットワークから発表する登壇者は、スライド操作で通常使われる直接接続をブロックするファイアウォールの内側にいることがあります。その場合、Cliqer の接続は自動的に暗号化されたリレーへ切り替わります。ほかのすべてをブロックするネットワークでも、通常の Web 閲覧と同じポート443を経由してリレーします。このフォールバックがあるからこそ、事前にネットワークの例外申請をしなくても、海外の登壇者は企業のファイアウォールの内側から問題なく操作できます。IT の観点からどう見えるかについては企業のファイアウォールとプレゼンテーションツールを、リレー自体の内部の仕組みについてはTURN サーバーの解説をご覧ください。

距離よりも時差が重要

海外の登壇者を迎える際にチームがつまずくのは、技術そのものではなく、その周辺の調整であることがほとんどです。会場と9時間の時差がある登壇者には、双方に都合のよい時間にルームリンクとテストの時間枠を設定する必要があります。また、会場の時間だけでなく、登壇者の現地時間でセッションが実際に何時に始まるのかを、明確に書面で確認しておく必要があります。接続テストは独立した技術的な手順として扱うのではなく、同じやり取りの中に組み込みましょう。登壇者に実際に席についてテストのクリックをしてもらうことこそが、プロセス全体の中で難しい部分であることが多いからです。

よくある質問

登壇者が本番を迎える前にセットアップを

まずはCliqer の Free プランで、イベント前に海外の登壇者と実際のテストを行いましょう。接続の切断が許されないセッションでは、バックアップホストについてマルチホストのプレゼンテーションを確認し、イベントの要件に合うプランを料金でご確認ください。